OS ID, ved adm. dir., er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når du legger inn dine data når du blir kunde hos oss, når det samles inn opplysninger fra nettstedene våre og andre digitale kanaler vi bruker (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Formålet med OS IDs behandling av kunders personopplysninger

OS ID as lagrer og behandler personopplysninger om deg for å kunne produsere og levere de produktene du kjøper av oss, samt for å verifisere opp mot Mattilsynet at riktige ID-merker produseres for dine husdyr.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er informasjon som kan knyttes til en person, for eksempel navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, produsentnummer og organisasjonsnummer.

Hvilken informasjon samler vi om deg?

Når du registrerer deg som kunde i bestillingsløsningen vår, eller vi registrerer deg som kunde via telefon, gir du oss disse opplysningene:
  • Navn
  • Adresse (NB: Hentes fra Produsentregisteret)
  • Postnummer
  • Telefonnummer
  • Eventuell epostadresse
  • Produsentnummer (NB: Hentes fra Produsentregisteret)
  • Dyreholds-ID
  • Organisasjonsnummer
  • Hvilket slakteri du normalt leverer til
Når du er opprettet som kunde hos oss, legges etter hvert disse opplysningene til på kundekortet ditt:
  • Betalingsbetingelser
  • Inkassoprofil
  • Ordreoversikt
  • Fakturaarkiv
  • Banktransaksjoner i forbindelse med handel med oss
  • Statistikk over dine varekjøp

Opplysningene behandles og lagres elektronisk.

Grunnlag for behandlingen av personopplysninger

Personopplysningene over er nødvendige for oss for at vi skal kunne inngå en kontrakt med deg (altså levere våre tjenester til deg). Som kunde hos oss må du oppgi disse opplysningene, for uten dem kan vi ikke levere øremerker og andre varer til deg.

Nedenfor ser du de seks rettslige grunnlagene for innsamling, lagring og behandling av personopplysninger (GDPR artikkel 6 nr. 1). Vårt grunnlag for å samle inn og behandle de nevnte personopplysningene om deg, dekkes av punkt 2 nedenfor.

1) Samtykke

Den registrerte har gitt sitt samtykke til behandling av hans/hennes personopplysninger for et eller flere formål.

2) Avtale

Innsamling/behandling av personopplysninger er nødvendig for bedriften for å oppfylle en avtale med den registrerte personen.

3) Lov

Innsamling/behandling av personopplysninger er nødvendig for å overholde lover og regler.

4) Vitale interesser

Innsamling/behandling av personopplysninger er nødvendig for å beskytte en persons vitale interesser, og den registrerte ikke er i stand til å samtykke.

5) Allmennhetens interesse

Innsamling/behandling av personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet (lov).

6) Berettiget interesse

Bedriften har en berettiget interesse i innsamling/behandling av personopplysninger, som er nødvendig og som er viktigere enn å beskytte personopplysningene for den registrerte

Hvilke andre sender vi personopplysningene dine til?

Dine personopplysninger blir kun behandlet av oss i OS ID, med unntak av saker som går til inkasso. Da går disse opplysningene til vår samarbeidspartner Kreditorforeningen: Navn, adresse, postnummer, organisasjonsnummer og eventuell epostadresse.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Når du gir oss beskjed om at du har sluttet med husdyrhold, legger vi til et notat på kundekortet ditt som sier at du ikke lenger er aktiv produsent. Vi lagrer ikke personopplysninger lenger og i større grad enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen med mindre det er lovpålagt, for eksempel gjennom regnskapsloven.

Regnskapsloven sier at blant annet dette skal oppbevares i minst 5 år:
  • Bilagene som danner grunnlag for selve bokføringen (inngående faktura, utgående faktura, bankbilag og lignende)
  • Spesifikasjoner av pliktige regnskapsrapportering (kontospesifikasjon, kunde- og spesifikasjon mm.)
Regnskapsloven sier at blant annet dette skal oppbevares i minst 3,5 år:
  • Avtaler av betydning for bedriften
  • Brev og annen informasjon som gir vesentlig tilleggsinformasjon til bokførte bilag
  • Utgående ordresedler

Slik behandler vi kunders personopplysninger

www.osid.no og www.osidbloggen.no

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Duett er OS IDs databehandler for www.osid.no og vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Duett er også vår driftsleverandør for www.osid.no.

Infonett på vegne av Frontal Media er OS IDs databehandler for www.osidbloggen.no og vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Infonett er også vår driftsleverandør for www.osidbloggen.no. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandørene.

Informasjonskapsler (cookies)

Det benyttes ikke cookies på www.osid.no. Det benyttes cookies på www.osidbloggen.no. Cookies er små datafiler som lagres på din enhet og blir brukt til statistikk og til å støtte deg som bruker. Ved å benytte www.osidbloggen.no, samtykker du i at det lagres informasjonskapsler – i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Les mer om dette på OS ID-bloggens side om informasjonskapsler.

vi bruker google analytics til webstatistikk

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. (“Google”). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen, inkludert din IP-adresse, sendes vanligvis til Google og lagres på servere i USA hvor dataene brukes til å sammenstille rapporter om aktiviteter på nettstedet for eieren. Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google. Google vil ikke koble din IP-adresse med annen informasjon Google har. Når det er sagt, så vises ikke din IP-adresse i Google Analytics-rapporter i utgangspunktet og når du besøker www.osid.no og www.osidbloggen.no krypterer vi uansett din IP-adresse før trafikken analyseres hos Google Analytics. Les om Googles personvernregler her.

Deling av innlegg på www.osid.no eller www.osidbloggen.no

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Abonnement på www.osidbloggen.no

Du kan få automatisk varsel («abonnement») hver gang vi legger uten ny post på www.osidbloggen.no. For å bli abonnent, må du selv registrere din epostadresse. Frontal Media er databehandler for www.osidbloggen.no.

E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan når som helst avslutte ditt abonnement.

Abonnement på nyhetsbrev

OS ID sender ut nyhetsbrev, med ujevn frekvens, via e-post. Nyhetsbrevene inneholder aktuell informasjon om produkter og tjenester fra OS ID. Nyhetsbrev er det frivillig å abonnere på, og for at du skal bli abonnent, må du registrere en e-postadresse. Campaign Monitor er databehandler for nyhetsbrevet.

E-postadressen lagres i en egen databasetabell, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan når som helst avslutte ditt abonnement via en link i nyhetsbrevet.

E-post, telefon og SMS

OS ID benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre oppgaver og gi deg god kundeservice. Site Manager i OS ID har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

OS IDs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Sentralen driftes av Telenor, og deres kundeavtaler og tjenestevilkår er oppdatert i tråd med GDPR.

Kundesenteret vårt bruker tjenesten SveveVarsling fra Sveve til å sende og motta SMS-er til kundene våre. Eneste personopplysning som benyttes i denne tjenesten, er kundens mobilnummer. Sveve AS er databehandler for denne tjenesten.

Generelt for OS IDs nyhetsbrev, www.osid.no, www.osidbloggen.no og SMS-er

Det er kun OS ID og leverandørene som har tilgang til opplysningene som samles inn. OS ID vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Vi tillater ikke leverandørene å bruke dine personopplysninger for markedsførings- eller kommunikasjonsformål. Egne databehandleravtaler mellom OS ID og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Slik behandler vi ansattes personopplysninger

Det er utarbeidet en egen personvernerklæring for OS IDs ansatte. Personvernerklæringen for OS IDs ansatte finnes i OS IDs nettbaserte personalhåndbok i Simployer (tilgang krever innlogging).

Dine rettigheter

Så lenge vi behandler eller oppbevarer dine personopplysninger, har du rett på innsyn i egne opplysninger. Du har også rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller supplert. Du har også rett til at opplysningene dine skal bli oversendt til andre aktører på forespørsel. Kravet ditt skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Uriktige opplysninger kan kunden selv endre inne på min side i bestillingsløsningen vår på www.osid.no, eller kunden kan kontakte oss skriftlig per epost eller brev.

Innsyn i eller sletting av personopplysningene dine, samt overføring av personopplysninger til andre aktører, ber du om skriftlig, per epost eller brev til OS ID (se kontaktinformasjon under). Har du et produsentnummer, skriv det gjerne i forespørselen din. Vi svarer skriftlig – du oppgir i forespørselen din om du vil ha svar per epost eller brev.

Som kunde hos OS ID har du rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler dine persondata i strid med reglene.

Kontaktinformasjon

OS ID
Verjåfaret 3, 2550 Os i Østerdalen
Telefon: 62 49 77 00
post@osid.no
www.osid.no